Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?

Die Frist

Über die Vorauszahlungen Ihres Mieters rechnen Sie jährlich ab. Die Abrechnung muss ihm spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 BGB). Rechnen Sie nach dem Kalenderjahr ab, endet die Frist am 31. Dezember des Folgejahres.

Es zählt der Zugang

Die Abrechnung muss Ihren Mieter rechtzeitig erreichen; rechtzeitig abgeschickt reicht nicht. Verzögert sich die Post oder geht der Brief verloren, ist das Ihr Risiko (BGH, Urteil vom 21. Januar 2009, VIII ZR 107/08). Im Streit müssen Sie beweisen, dass und wann die Abrechnung angekommen ist.

So gehen Sie vor:

• Schicken Sie die Abrechnung nicht erst in den letzten Tagen vor Silvester ab.
• Übergeben Sie sie persönlich im Beisein einer Zeugin oder eines Zeugen, oder lassen Sie sie von einem Boten einwerfen, der den Inhalt kennt und den Einwurf bestätigen kann.
• Ist Ihr Mieter ausgezogen, schicken Sie die Abrechnung an seine neue Anschrift.
• Bewahren Sie eine Kopie auf und notieren Sie, wann und wie Sie sie zugestellt haben.

Nach Ablauf der Frist

Nach Ablauf der Frist können Sie keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben Ihres Mieters müssen Sie auch dann abrechnen und auszahlen.

Die Frist hilft nur, wenn die Abrechnung formell in Ordnung ist. Der Bundesgerichtshof verlangt als Mindestangaben (Urteil vom 20. Januar 2016, VIII ZR 93/15):

• die Gesamtkosten je Kostenart,
• die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel,
• die Berechnung des Anteils Ihres Mieters und
• den Abzug seiner Vorauszahlungen.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Nach Ablauf der Frist lässt sich das nicht mehr nachholen.

Wenn die Verwaltung zu spät abrechnet

Viele Vermieter warten auf die Hausgeldabrechnung, und die Eigentümerversammlung beschließt sie oft erst im Sommer oder Herbst. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Die Frist gilt trotzdem, auch für Vermieter von Eigentumswohnungen. Eine späte Hausgeldabrechnung entschuldigt Sie nur, wenn Sie darlegen, was Sie selbst unternommen haben (BGH, Urteil vom 25. Januar 2017, VIII ZR 249/15).

Was Sie tun können:

• Sie müssen nicht auf den Beschluss der Eigentümerversammlung warten. Sobald die Abrechnung der Verwaltung vorliegt, können Sie abrechnen.
• Fragen Sie im Sommer schriftlich bei der Verwaltung nach, wann die Abrechnung kommt. Als Eigentümer haben Sie Anspruch darauf, dass sie aufgestellt wird (§ 28 Abs. 2 WEG).
• Kommt nichts, setzen Sie eine Frist und informieren Sie den Verwaltungsbeirat.
• Bewahren Sie den Schriftverkehr auf. Er zeigt später, dass Sie sich gekümmert haben.

Ob eine Verspätung im Einzelfall entschuldigt ist, entscheidet im Streit ein Gericht. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern rechnen Sie rechtzeitig ab.

Auch Ihr Mieter hat eine Frist

Einwendungen gegen die Abrechnung muss Ihr Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Danach kann er sie nur noch geltend machen, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

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