Was darf ich aus der Hausgeldabrechnung auf den Mieter umlegen?

Die Hausgeldabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung

Die Hausgeldabrechnung rechnet zwischen der Eigentümergemeinschaft und Ihnen als Eigentümer ab. Sie enthält deshalb auch Kosten, die nur Eigentümer tragen: die Vergütung der Verwaltung, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Für Ihren Mieter machen Sie daraus eine eigene Abrechnung, die nur die umlegbaren Betriebskosten enthält.

Viele Verwaltungen kennzeichnen Positionen als „umlagefähig“ oder „nicht umlagefähig“. Das ist eine Hilfe, aber nicht verbindlich, und es stimmt nicht immer. Ein häufiges Beispiel ist eine Reparatur an der Heizung, die unter den Heizkosten steht. Was die Eigentümer beschließen, bindet Ihren Mieter nicht; maßgeblich sind die Betriebskostenverordnung und Ihr Mietvertrag.

Übersicht: umlegbar und absetzbar

Die Tabelle zeigt die üblichen Positionen einer Hausgeldabrechnung. „Mieter“ heißt: Sie dürfen die Kosten auf den Mieter umlegen, wenn Ihr Mietvertrag das vorsieht. „Finanzamt“ heißt: Die Kosten zählen in Ihrer Anlage V als Werbungskosten.

Für die Steuer zählt, was Sie im Jahr tatsächlich gezahlt haben: Ihr monatliches Hausgeld, dazu eine Nachzahlung oder abzüglich eines Guthabens aus der Abrechnung des Vorjahres, jeweils ohne den Anteil für die Erhaltungsrücklage. Die umgelegten Nebenkosten, die Ihr Mieter zahlt, sind umgekehrt Einnahmen.

Die häufigsten Fehler

• Reparaturen in einer umlegbaren Position: Hausmeister, Aufzug und Heizung enthalten oft Reparaturkosten. Diese Anteile müssen heraus, umlegbar sind nur Betrieb, Pflege und Wartung.
• Die Grundsteuer vergessen: Der Bescheid der Gemeinde kommt direkt zu Ihnen, nicht über die Verwaltung. Umlegen dürfen Sie die Grundsteuer trotzdem.
• Kabelfernsehen: Die Grundgebühr für den Kabelanschluss dürfen Sie seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen. Für den Betriebsstrom der Anlage gelten eigene Regeln.
• Sonstige Betriebskosten, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern: Sie sind nur umlegbar, wenn Ihr Mietvertrag sie ausdrücklich nennt.

Welcher Verteilerschlüssel gilt?

Bei einer vermieteten Eigentumswohnung gilt: Haben Sie im Mietvertrag nichts anderes vereinbart, verteilen Sie die Kosten nach demselben Schlüssel wie die Eigentümergemeinschaft, meist nach Miteigentumsanteilen (§ 556a Abs. 3 BGB). Nur wenn dieser Schlüssel billigem Ermessen widerspricht, also für Ihren Mieter unfair ist, gilt die gesetzliche Regel: nach Wohnfläche oder, wo er erfasst wird, nach Verbrauch.

Heiz- und Warmwasserkosten verteilen Sie nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch; die Beträge liefert die Abrechnung des Messdienstes. Zusätzlich teilen Sie die CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes zwischen sich und Ihrem Mieter auf.

Damit Ihr Mieter die Abrechnung nachvollziehen kann, nennen und erklären Sie jeden Schlüssel. „MEA“ allein reicht nicht; schreiben Sie zum Beispiel „nach Miteigentumsanteilen: Ihre Wohnung hat 82 von 1.000 Anteilen“.

Was im Mietvertrag stehen muss

Ihr Mieter trägt Betriebskosten nur, wenn das vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 BGB). Üblich ist eine Klausel, nach der er die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung trägt. Das deckt die Kosten nach § 2 Nr. 1 bis 16 ab. Sonstige Betriebskosten nach Nr. 17 müssen einzeln genannt sein.

Haben Sie eine Pauschale oder eine Inklusivmiete vereinbart, rechnen Sie gegenüber dem Mieter gar nicht ab. Die Hausgeldabrechnung brauchen Sie dann nur für Ihre Steuererklärung.

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